Grand groupe, ETI ou PME, quelle que soit la taille et l’activité de votre entreprise, il est devenu inévitable de passer par la case digitalisation ! Les Ressources humaines, en pleine mutation, ne sont pas en reste. Le SIRH ou Système d’Information des Ressources Humaines est devenu un outil indispensable à la productivité des entreprises.
Mais face aux très nombreuses solutions disponibles sur le marché, le choix est délicat. Voici tous les critères à prendre en compte et une sélection de logiciels RH vers laquelle se tourner en toute confiance.
Qu’est-ce qu’un SIRH ou logiciel RH ?
Le SIRH est un outil numérique qui permet d’optimiser la gestion des Ressources Humaines (GHR) et d’automatiser de nombreuses tâches pour simplifier le quotidien des responsables RH. Sur une interface digitale unique, il centralise l’ensemble des données relatives aux membres du personnel. Celles-ci proviennent de plusieurs sources digitales que l’entreprise possède : bases de données, applications, etc.
Un SIRH peut être en SaaS ou On-Premise.
En mode SaaS (Software as a Service), les utilisateurs peuvent avoir au logiciel SIRH accès de partout, à toute heure et sur tous supports via une application sur Internet. Les données sont hébergées en toute sécurité en dehors de l’entreprise. Il n’y a pas d’installation, de gestion de la solution, ni de mise à jour à faire. Tout est automatique.
En On-Premise, une suite logicielle est installée classiquement sur les ordinateurs de l’entreprise. Cette solution est plus coûteuse et plus longue à installer.
Quelles sont les fonctionnalités d’un SIRH ?
Le SIRH optimise la gestion de tous les processus et étapes liés au cycle de vie des salariés dans une entreprise. Modulable, il peut couvrir un spectre de fonctionnalités plus ou moins large. Voici une sélection des principales.
La gestion de la paie
L’outil SIRH centralise toutes les informations nécessaires à la création des fiches de salaires et à l’automatisation de la paie : nombre d’heures travaillées, congés et absences, notes de frais, cotisations sociales, etc. Tout est saisi automatiquement dans le système. Les bulletins de paie sont générés et distribués aux salariés qui peuvent y accéder dans un coffre-fort numérique. Ce module peut être mis à jour en fonction des évolutions de la législation, par exemple lors de l’implémentation du prélèvement à la source.
La gestion du temps des collaborateurs
Les équipes badgent ou remplissent leurs feuilles de temps en ligne. Les RH les valident en quelques clics après avoir pu vérifier les présences et absences en temps réel. Le calcul des primes, des heures supplémentaires, etc. se fait alors automatiquement sur le logiciel.
Les congés et absences
Les salariés peuvent poser leurs congés sur ce module du logiciel SIRH. Ils sélectionnent les dates de leurs congés et les soumettent à validation. Le manager ou les RH acceptent ou non en un seul clic et le solde des congés est mis à jour en temps réel.
Le planning
Le SIRH relie le logiciel de planning des équipes avec celui de la gestion des congés. Les disponibilités de chacun sont visibles en temps réel. Il est ainsi plus facile d’organiser des réunions et des entretiens annuels au bon moment.
Les notes de frais
Les RH n’ont plus à courir après les notes de frais. Les salariés les envoient directement via le module. Elles peuvent ensuite être validées en un tour de main.
Des indicateurs RH
Le SIRH est également un outil de monitoring de la performance RH d’une entreprise. En effet, il collecte des chiffres et compile des statistiques qui nourrissent les indicateurs RH. Ceux-ci donnent des tendances et pointent des failles sur le sujet par exemple du taux de la rémunération moyenne, du taux de réussite des formations, etc. Les indicateurs RH sont de très bons outils décisionnels.
Le recrutement et la gestion des candidatures
Création et gestion des annonces de poste, réception des candidatures, communication avec les talents, etc. Le processus de recrutement est géré de A à Z par ce module.
L’Onboarding et l’Outboarding
L’outil dispose de tout le nécessaire pour bien accueillir les nouveaux talents, les intégrer et les fidéliser, mais aussi pour accompagner le départ d’un salarié. Pour cela, il envoie par exemple aux collaborateurs une check-list des actions à réaliser en temps voulu. Par ailleurs, le candidat a accès à un portail RH sur lequel figure son dossier, mais aussi parfois des vidéos pour faciliter son intégration ou sa prise de poste.
Nos 5 critères clés pour choisir votre SIRH
Analyser vos besoins
La solution SIRH doit s’adapter aux besoins spécifiques de l’entreprise, mais aussi à ses perspectives de croissance et son expansion éventuelle à l’international. Les fonctionnalités dont a besoin un service RH d’une jeune entreprise ne sont pas les mêmes qu’un grand groupe !
Un logiciel évolutif, modulable et compatible
Beaucoup d’entreprises ont déjà des outils RH. Les besoins concrets sont donc très variables en fonction du contexte de l’organisation. S’agit-il de combler des lacunes ? De faire monter en puissance les éléments existants ? L’idéal est donc souvent d’opter pour une solution modulable. Votre SIRH doit aussi pouvoir être compatible avec vos différents outils grâce à des connexions API.
Choisir une solution fluide et ergonomique
Afin d’optimiser l’adoption du nouvel outil par l’ensemble des collaborateurs, préférez une solution rapide, simple et agréable d’utilisation. L’expérience utilisateur doit être impeccable. Certains outils embarquent de l’intelligence artificielle pour aider les utilisateurs à prendre leurs marques plus rapidement.
Respecter les contraintes RGPD
Votre nouvel outil doit absolument respecter le Réglement Général sur la Protection des Données. S’il s’agit d’une solution SaaS, l’éditeur hébergeant vos données doit vous assurer de leur fiabilité. La sécurité de l’outil est primordiale, car toutes vos données internes et externes (recrutements) y sont compilées.
Un modèle tarifaire qui correspond à vos besoins
Si vous choisissez un SIRH en mode SaaS, vous payez par abonnement mensuel ou annuel en fonction de ce que vous utilisez. C'est le SIRH à la carte ! L’ensemble est évolutif. Selon les outils, vous aurez le choix entre plusieurs versions présentant différentes fonctionnalités et un nombre maximum d’utilisateurs.
Les logiciels RH que nous vous conseillons
Choisir un SIRH pour votre entreprise n'est pas évident : il y a de nombreux logiciels sur le marché. Voici nos solutions SIRH préférées en SaaS.
Lucca
La société Lucca est fondée en 2002. Pour composer son SIRH, elle propose 11 logiciels de gestion RH et financier. Les différents modules sont à la carte et utilisables indépendamment les uns des autres. L’interface est très intuitive et son design est agréable. Multilingue, équipé d’une formation au support incluse, les utilisateurs bénéficieront aussi d'un service client très réactif.
KiwiHR
Créé en 2018, l’outil KiwiHR dispose de 7 fonctionnalités incontournables : le suivi des congés et des absences, la gestion des employés, des temps et activités, la préparation de la paie, les notes de frais, l’onboarding et les rapports RH. L’expérience utilisateur pour les salariés et les administrateurs est bonne et le support client est aux petits oignons.
Eurécia
La société Eurécia est basée à Toulouse. Son logiciel SIRH propose des modules à la carte en fonction des besoins : 6 modules pour l’administration du personnel, 4 pour la gestion des talents et 4 pour le bien-être des salariés. L’outil est disponible en 6 langues.
IsiRH
IsiRH voit le jour en 2016. Ce logiciel SIRH intègre plus d’une centaine de modules à la carte pour composer son logiciel SIRH sur mesure. De plus, il est connecté au logiciel de paie Silae.
Pour conclure
Vous l’aurez compris, il est aujourd’hui difficile pour une équipe RH de faire l’économie d’un logiciel SIRH. Ce dernier est au contraire un allié de choix pour automatiser un maximum de tâches chronophages, et ainsi se recentrer sur l’essentiel : aider les collaborateurs à progresser, jour après jour.
