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Date

01 décembre 2022

Catégorie

Enjeux RH

Comment annoncer le départ d'un collaborateur

Comment annoncer le départ d'un collaborateur

Il est de plus en plus rare de faire toute sa carrière, ou même de rester plus de 10 ans, au sein d’une même entreprise. Une majorité de salariés se trouvent ainsi un jour ou l’autre en position de quitter une entreprise. 

Les arrivées et départs de collaborateurs font ainsi, plus que jamais, partie intégrante de la vie des entreprises. Pour autant, il s’agit de moments à ne surtout pas négliger.

Le départ d’un collaborateur est parfois délicat, mais doit toujours faire l’objet d’un soin particulier. Vis-à-vis du salarié qui a consacré plusieurs années à l’entreprise. Vis-à-vis aussi, et surtout, des équipes qui restent en place, et que ce départ pourrait fragiliser. 

Ces moments si particuliers de la vie d’une entreprise sont également une opportunité à saisir :

  • Pour faire évoluer vos processus en interne en tenant compte des conditions du départ du salarié ;
  • Parce qu’un collaborateur qui quitte le navire dans de bonnes conditions peut rester l’un de vos meilleurs ambassadeurs ;
  • Parce que le phénomène des salariés boomerang est de plus en plus fréquent : à savoir d’anciens salariés qui font leur retour au sein de l’entreprise quelques années plus tard.

Nous vous proposons donc de revenir d’une part sur les problématiques liées à la gestion d’un départ dans votre entreprise, et d’autre part - parce que la situation nous concerne tous un jour ou l’autre - aux clés pour annoncer et réussir votre propre sortie !

1. La gestion d’un départ d’un collaborateur de votre entreprise

2. Les clés pour réussir l’annonce et l’organisation de votre propre départ

  1. La gestion du départ d’un collaborateur de votre entreprise

Voici les six conseils que l’équipe de GetPro donne aux sociétés pour gérer au mieux le départ d’un collaborateur.

Conseil n°1 - Préparez l’annonce en amont

Cela vous paraîtra peut-être évident, mais mérite tout de même d’être réaffirmé : l’annonce du départ d’un collaborateur ne souffre aucune improvisation. Il est crucial de préparer attentivement l’annonce en amont. 

Commencez par définir le timing, et les canaux par lesquels vous souhaitez communiquer. 

  1. Le timing

Vous le savez certainement, au sein d’une entreprise, les rumeurs vont souvent bon train. Concernant le départ d’un salarié, la meilleure des communications est ainsi souvent la plus rapide. Il s’agit, ni plus ni moins, d’intervenir avant que la nouvelle ne se diffuse dans l’entreprise. 

  1. Les canaux de communication

Le choix des canaux utilisés n’est pas neutre non plus dans votre façon de communiquer sur le départ. Il n’existe bien sûr pas de formule magique, ni de canal universel qui fonctionnerait pour n’importe quelle entreprise. Tout dépendra donc de la taille de l’équipe, de l’entreprise, et de la culture de l’organisation. 

De façon générale, les bonnes pratiques suivantes semblent tout de même se dégager :

  • Privilégiez une communication par oral auprès des équipes qui sont directement concernées ;
  • Pour les autres équipes, qui ne travaillent pas directement avec le collaborateur sur le départ, une annonce par mail peut suffire ;
  • Il est toujours de bon ton de se fendre d’une publication spécifiquement pour dire au revoir et remercier le salarié pour les services rendus à l’entreprise. 

Le premier de ces trois points est sans doute le plus important : dans la mesure du possible, mieux vaut toujours annoncer la nouvelle par oral aux salariés qui seront directement impactés.

Les questions du timing et des canaux de communication à employer sont derrière vous ? Il est temps de préparer le fond de votre annonce. 

Le fait que quelqu’un quitte le navire suscite toujours son lot d’interrogations. C’est bien naturel. Il s’agit donc de vous préparer à répondre aux questions qui viendront inévitablement. Parmi lesquelles : 

  • Pourquoi le salarié a-t-il souhaité partir ? Ou sa variante : pourquoi a-t-on mis fin à son contrat ?
  • A-t-on cherché à le retenir ?
  • Son départ est-il lié à certains griefs sur l’entreprise ?
  • Le salarié part-il chez un concurrent ? 

Soyez prêts à répondre avec honnêteté et franchise. Il s’agit d’une occasion rêvée pour faire preuve de transparence, et ainsi de renforcer la cohésion et la stabilité en interne

Anticiper les questions et apporter les réponses à ces questions légitimes coupe l’herbe sous le pied aux rumeurs, et limite les risques que l’annonce du départ sème de la confusion ou de la méfiance.

Conseil n°2 - Communiquez avec transparence, neutralité et objectivité

Comme évoqué brièvement au-dessus, la transparence est un enjeu essentiel lorsque vous êtes amenés à communiquer sur le départ d’un salarié. Faire preuve d’objectivité et de neutralité sont deux autres critères indispensables.

Soyez transparent : la confiance que vous accordent vos collaborateurs en dépend. Cette transparence sera également appréciée par la personne qui quitte l’entreprise, dont le départ ne sera pas géré en catimini.

Soyez neutre : pas question de dramatiser la situation, de laisser transparaître de la colère ou de l’amertume. Le choix des mots doit être pesé pour ne pas ouvrir la porte à des interprétations erronées des autres collaborateurs.

Soyez objectif : il ne s’agit pas de faire de ce départ une affaire personnelle. Efforcez-vous donc de comprendre et de retranscrire les éléments et motivations qui ont conduit à la décision du collaborateur de quitter l’entreprise.

Conseil n°3 - Recueillez le feedback du salarié sur le départ

Qu’il soit à l’initiative de l’entreprise ou du salarié, chaque départ est une opportunité de prendre du recul sur vos process. Il sera ainsi tout intéressant de prévoir un entretien avec le salarié, dans les jours qui précèdent son départ. 


Cet entretien de sortie est un moment privilégié pour demander un feedback constructif sur le passage du collaborateur au sein de l’entreprise. Quels ont été les points positifs ? Les éléments négatifs ? 

Vous noterez qu’un collaborateur sur le départ se sent plus libre de dire ce qu’il a sur le cœur, et d’évoquer des sujets sensibles dont vous n’aviez pas forcément connaissance, ou qui n’ont pas encore été résolus. Afin de maximiser les chances de recevoir un feedback pertinent, la posture du manager doit ici rester aussi ouverte et à l’écoute que possible. 

Points forts de l’équipe ou de l’entreprise, possibles axes d’amélioration voire dysfonctionnements structurels : cet entretien de sortie vous apportera de nombreux éléments précieux pour ajuster vos pratiques RH.  

Conseil n°4 - Anticipez l’évolution de la charge de travail

Bien sûr, un licenciement ou une démission concerne et impacte d’abord et avant tout le collaborateur concerné. Les conséquences sur les équipes qui restent en place ne doivent cependant surtout pas être négligées. 

Et pour cause, trop souvent, un départ implique des changements opérationnels, voire une surcharge de travail pour les autres collaborateurs restants. 

Là encore, le principal mot d’ordre est l’anticipation. Anticipez les évolutions de charge de travail, et les questions que se posent légitimement les collaborateurs en place : 

  • la personne qui part sera-t-elle remplacée ?
  • l’organisation d’équipe et les responsabilités vont-elles évoluer ? 

Apporter une réponse claire à ces interrogations est la meilleure assurance que le départ ne fragilise pas outre mesure vos équipes en place.

Conseil n°5 - Soyez à l’écoute des autres collaborateurs

Le rôle du manager est de s’assurer que les informations liées au départ soient bien transmises, que ce soit aux niveaux hiérarchiques supérieurs, comme aux niveaux hiérarchiques inférieurs, mais également en transverse avec les autres managers. 

Comme évoqué plus haut, prendre le temps d’échanger avec le collaborateur sur le départ est une étape indispensable. Vous tenir à l’écoute et disponible pour les autres salariées l’est tout autant. 

Vos maîtres mots ? Écoute active et empathie. Accueillez avec bienveillance les émotions des membres de votre équipe, et leurs inquiétudes. Il est naturel qu’ils se posent de nombreuses questions !

Envisagez de prévoir des moments d’échange individuels avec chacun des membres de l’équipe. Encouragez chacun à verbaliser ses émotions, afin de désamorcer toute tension potentielle. Rappelez à chacun votre soutien et votre confiance en eux pour aller de l’avant. 

Si vous en ressentez le besoin, il peut s’avérer utile d’établir un plan d’action, ensemble, pour gérer les conséquences de ce départ au mieux. Rien de tel pour renforcer la cohésion d’équipe, et ainsi en sortir avec une équipe plus motivée et solidaire que jamais.

Conseil n°6 - Faites du départ un vecteur d’amélioration

Comme vous l’avez déjà compris, l’ensemble des conseils précédents concourt à un principal objectif : faire de l’offboarding d’un collaborateur un moment d’échange et une opportunité d’amélioration

C’est tout à la fois l’occasion de prendre de la hauteur sur le fonctionnement de vos processus, sur les éventuels grains de sable à résoudre, et de renforcer les liens qui unissent vos équipes en place. Charge à vous donc de faire de ces moments inévitables de la vie d’une entreprise de véritables opportunités. 

Offboarding : le mot de la fin

Appliquer chacun de ces six conseils est un grand pas vers un offboarding de qualité. Que faire, donc, une fois ces éléments intégrés à vos process ? Que faire, surtout, une fois que le départ du collaborateur est effectif ?

Sauf cas particulier, la bonne approche n’est pas de couper les ponts irrémédiablement. Bien au contraire, gardez le contact ! Travaillez votre réseau d’anciens collaborateurs, pour faire de ceux-ci de véritables ambassadeurs de votre entreprise et de votre marque employeur. 

L’animation de ce réseau pourra par exemple prendre la forme d’une newsletter trimestrielle ou semestrielle, ou se manifester via des événements ponctuels.

À vous de jouer !

II. Les clés pour réussir l’annonce et l’organisation de votre départ

Lorsqu'un collaborateur décide de quitter une entreprise, que ce soit par démission, rupture conventionnelle ou licenciement, il est essentiel de gérer cette transition avec soin et professionnalisme. C’est également le cas s’il s’agit de votre propre départ !

Quitter une entreprise est un moment qui peut être marquant dans une carrière professionnelle. Que ce soit par démission, rupture conventionnelle ou licenciement, il est essentiel de gérer cette transition avec soin et professionnalisme. 

Voici les étapes et conseils pour bien annoncer votre démission et quitter l'entreprise dans les meilleures conditions.

Annoncez votre démission de vive voix

Je vous propose de commencer par le commencement. A savoir : qu’est-ce qu’une démission, et ce qu’en dit le cadre légal. Et étonnamment, le droit du travail n’est pas très verbeux sur la question ! La démission est, ni plus ni moins, une rupture à votre initiative du contrat de travail conclu avec votre employeur. Celle-ci met donc fin au contrat de travail qui vous lie à l'entreprise.

Cette rupture du contrat de travail est un droit qui vous revient, en tant que salarié. Un droit que vous pouvez exercer à tout moment. Un droit que vous pouvez faire valoir à l’écrit comme à l’oral : le droit du travail ne prévoit pas de procédure spécifique pour démissionner. 

Formalisez votre décision par écrit...

En revanche, pour vous prémunir contre toute situation de litige potentiel, mieux vaudra toujours formaliser votre démission par écrit. Le plus classique ? Remettre votre lettre de démission en main propre, ou l’envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception. Vous trouverez aisément différents modèles de lettres de démission avec une simple recherche sur le net.

A présent : imaginez recevoir, un matin, une lettre de démission très formelle de l’un de vos collaborateurs, sans aucun signe avant-coureur ni en avoir été averti au préalable. Cela peut parfois s’avérer brutal. 

... après avoir annoncé votre démission à l'oral

Sauf exception (si la situation est très tendue avec votre employeur), pour éviter cela, mieux vaut toujours faire précéder la remise de votre lettre de démission écrite par une annonce orale. 

Pour ce faire, prévoyez un moment en tête à tête avec votre manager. Un moment suffisamment long pour ne pas être pris par le temps, afin de lui faire part de votre décision, et lui en expliquer les raisons. D’autres points avec les RH et vos éventuels N+2 voire N+3 pourront alors suivre, en fonction de la situation. 

Annoncer ainsi votre démission par oral, en tête à tête, permet d’atténuer en partie une décision qui peut parfois être perçue de façon violente, voire comme une trahison. En effet, toute relation professionnelle demeure après tout une relation d’être humain à être humain…

Expliquez votre décision de démissionner

Que faut-il dire ou ne pas dire au moment d’annoncer votre démission à l'oral et d’expliquer votre décision à votre manager ? Mieux vaut-il jouer cartes sur table, ou garder pour soi d’éventuelles frustrations ou désaccords ? 

Avant toute chose, rappelons qu’en aucun cas vous n’êtes tenu de votre décision. Le droit du travail ne prévoit aucune obligation de justification pour le salarié qui présente sa démission. 

Cela étant dit, s’en tenir stricto sensu à ce cadre juridique et refuser de fournir la moindre explication à votre manager n’est sans doute pas la meilleure manière de mettre un terme à votre aventure au sein d’une entreprise. 

Si le contexte de votre départ vous le permet, l’entretien durant lequel vous annoncez votre démission oralement à votre manager est également l’occasion de lui expliquer la cohérence de votre décision, et vos motivations. Pas question de laisser subsister des malentendus en suspens. 

Prendre le temps d’expliquer votre décision est sans doute plus important encore si votre relation avec votre manager est bonne. Même si vous voir quitter le navire ne lui fera sûrement pas plaisir, vos explications lui permettront de comprendre ce qui a conduit à votre décision.

Restez professionnel jusqu’au bout

Après avoir annoncé votre démission, maintenez des échanges cordiaux et constructifs. Évitez de déballer tout ce que vous avez sur le cœur, car cela pourrait se retourner contre vous et nuire à votre image. Si vous avez des suggestions organisationnelles, partagez-les de manière constructive avec votre manager ou les RH.

Discutez des modalités de votre départ avec votre manager et les RH. Respectez la durée de votre préavis, souvent comprise entre 1 et 3 mois. Une négociation peut être possible, mais évitez les bras de fer. Assurez-vous de boucler tout ce qui peut l’être avant votre départ et préparez des guides ou des to-do-lists pour faciliter la transition.

Le départ d’un collaborateur peut affecter le moral de l’équipe. Prenez le temps d'écouter les préoccupations des membres de l'équipe et montrez de l'empathie. Partagez les plans de transition et les étapes à venir avec l'équipe pour réduire l'incertitude et maintenir la confiance.

Montrez votre engagement jusqu’au dernier jour. Continuer à travailler avec rigueur témoigne de votre professionnalisme et laisse une impression positive. Cela pourrait également influencer positivement les futures références que votre employeur pourrait fournir.

Formez votre successeur

  • Vous n’avez pas (encore) de successeur

De deux choses l’une : soit votre successeur n’a pas été trouvé ou n’est pas arrivé, soit la décision a été prise de ne pas en chercher pour le moment. 

Dans un cas comme dans l’autre, l’idéal sera de vous assurer de boucler tout ce qui peut l’être avant votre départ. 

Pour ce qui est des tâches qui devront être reprises en main par d’autres membres de l’équipe, dans la mesure du possible, prévoyez des moments pour former ces derniers sur les missions concernées.

Pour les tâches qui reviendront à un éventuel successeur, l’utilisation d’outils comme Notion ou Loom vous permettront de réaliser rapidement de véritables tutoriels qui lui simplifieront grandement la prise de poste en lui transmettant toutes les informations dont il aura besoin. 

  • Vous bénéficiez d’une période de transition avec votre successeur

Ce cas de figure est idéal. Cela vous laisse donc le temps pour le former et lui fournir toutes les ficelles nécessaires pour prendre le poste en main. Quand bien même cela n’est pas toujours un exercice évident. A fortiori si l’on a du mal à laisser son égo de côté. 

Prenez le temps de lui présenter les différents outils que vous utilisez, les différentes procédures à suivre, les différentes équipes avec lesquelles il sera amené à travailler. Votre période de chevauchement est trop courte pour balayer l’ensemble des missions ? Qu’à cela ne tienne, prévoyez des guides rédactionnels et des to-do-lists qui lui permettront de s’en sortir par lui-même sur les sujets que vous n’aurez pas eu le temps d’aborder.  

Maintenez de bonnes relations et soignez votre départ

Le maintien de bonnes relations professionnelles est bénéfique à long terme. Organisez un pot de départ ou un déjeuner pour remercier vos collègues et célébrer vos réalisations. Encouragez les membres de l'équipe à écrire des messages d'adieu ou à signer une carte de départ. Gardez le contact avec les collaborateurs sortants, car les relations professionnelles peuvent être précieuses à l’avenir et contribuer à un réseau professionnel solide.

Six bonnes raisons de soigner votre départ

Vous n’en êtes pas - encore - convaincus, voici six excellentes raisons de tout faire pour quitter votre entreprise de la meilleure des façons.

Raison n°1 - Parce que c’est plus agréable pour tout le monde

Rien de plus efficace pour ruiner l’ambiance d’une entreprise qu’un collaborateur sur le départ qui entretient un bras de fer avec sa hiérarchie et multiplie les critiques envers l’organisation.

Cela ne fait aucun doute : un départ qui se passe en douceur est autrement plus agréable, pour le collaborateur, comme pour son manager et l’ensemble des équipes. 

Raison n°2 - Pour que votre départ ne pénalise pas vos collègues 

Le départ d’un collaborateur est toujours un moment à risque pour une entreprise. Une situation qui, si elle est mal gérée, peut avoir des conséquences importantes sur les autres membres de l’équipe. 

Cela est vrai à double titre : d’une part parce que si le départ n’est pas annoncé, ou négocié correctement, cela peut impacter négativement la motivation des équipes ; d’autre part, à défaut de solution pour récupérer les dossiers vacants, les autres membres de l’équipe subissent parfois une surcharge de travail.

Vous êtes dans la position du collaborateur sur le départ ? Pour éviter que cela ne pénalise trop durement vos collègues, anticipez un maximum :

  • Prévoyez de terminer les dossiers et les projets qui peuvent l’être ;
  • Préparez une transition en douceur pour les sujets qui devront être repris par d’autres.

Rien de tel pour partir l’esprit serein et la conscience tranquille !

Raison n°3 - Pour laisser une bonne dernière impression

Que vous ayez passé deux mois ou trente ans au sein de l’entreprise, il serait dommage de ternir l’ensemble de votre œuvre en laissant une dernière impression désastreuse… Même dans un contexte conflictuel, mieux vaut prendre sur soi, faire le dos rond et tenir sa langue, que d’envenimer la situation, ce qui ne pourra que vous desservir. 

Raison n°4 - Parce qu’il ne faut jamais dire jamais

Il n’est pas rare qu’un collaborateur revienne dans une entreprise qu’il avait quittée précédemment. Ce phénomène a d’ailleurs désormais un nom : les salariés boomerangs. Même si ce scénario vous semble hautement improbable, rien ne dit qu’il en sera toujours de même dans un, trois ou cinq ans. Autant mettre toutes les chances de votre côté et éviter de partir en mauvais termes.

Raison n°5 - Pour entretenir votre réseau professionnel

Ce n’est pas parce que vous quittez une entreprise que tous vos liens cessent avec vos anciens collègues, managers et managés. Bien au contraire ! Garder de bonnes relations pourrait vous être utile à l’avenir. 

Qui sait, Ernest, votre ancien voisin de desk pourrait bien être celui qui vous fera passer un nouveau cap dans votre carrière, dans quinze ans !

Raison n°6 - Pour passer de bons derniers moments

Dernière, et tout aussi excellente raison : la vie en entreprise est aussi émaillée de jolis moments de partage, de connivence et de bonne humeur. Qui a dit qu’un départ devait nécessairement rimer avec bras de fer, agacement et ambiance glaciale ?

Vous êtes restés professionnels jusqu’au bout, vous êtes assuré de laisser une image positive au sein de l’entreprise… Vos derniers jours sont l’occasion de partir en beauté, autour d’un verre ou d’une table. 

Selon vos préférences, organisez un pot de départ, ou un déjeuner avec les collègues que vous appréciez, pour mettre un terme à votre expérience dans cette entreprise sur une note positive et joyeuse.

En suivant ces conseils, vous pouvez quitter votre entreprise dans les meilleures conditions, en préservant des relations positives et en laissant une bonne impression. Cela contribuera à une transition en douceur et à un avenir professionnel plus prometteur.

Date

01 décembre 2022

Catégorie

Enjeux RH

Rédigé par
Thomas Motti
Thomas Motti
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