généralistes ou spécialistes

Comment mettre en place un processus d’onboarding efficace ?

20% des entreprises n’ont aucun processus particulier en matière d’intégration des nouveaux collaborateurs.
Un comble, tant on sait que la première impression d’un collaborateur, et ses premières semaines, sont souvent déterminantes pour son avenir dans l’entreprise.
Dès lors, il est pertinent de se poser la question : comment procède-t-on pour mettre en place un processus d’onboarding efficace ?

Qu’est-ce qu’un onboarding ?

Le terme onboarding est utilisé de plus en plus fréquemment dans l’univers RH. Il se traduit, littéralement, par « embarquement », en français, et désigne le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs au sein d’une entreprise.
Son objectif ? Mettre en place des actions qui faciliteront l’arrivée d’un nouveau salarié au sein de l’entreprise. L’onboarding a vocation à permettre à la nouvelle recrue de tisser des liens avec les membres de son équipe, et de se familiariser à son nouvel environnement de travail, afin de prendre ses marques dans son nouveau poste sereinement.
L’onboarding ne se résume donc pas à un accueil chaleureux le premier jour. Il commence dès la signature de la proposition d’embauche, et se poursuit jusqu’à la validation de la période d’essai.

L’onboarding est-il vraiment important pour votre entreprise ?

Trois chiffres permettent de se faire une idée sur la question :
20% des nouvelles recrues envisagent de quitter leur emploi fraîchement acquis dès leur premier jour dans l’entreprise ;
Un onboarding raté coûte à l’entreprise entre 100% et 300% de la rémunération du salarié ;
Selon Glassdoor, un onboarding réussi améliorerait à l’inverse la productivité du collaborateur de 70%.
Vous l’avez compris : l’onboarding est une étape à ne surtout pas négliger. Vous avez donc beaucoup à gagner à mettre sur pied un processus efficace.

Comment expliquer un tel impact de l’onboarding ?

S’il est accueilli avec attention, un nouveau collaborateur trouvera d’autant plus vite, et d’autant plus facilement sa place au sein de l’organisation. Il aura alors tendance à être plus engagé, plus investi, et donc plus motivé. Un onboarding réussi favorisera ainsi l’efficacité et la productivité du salarié sur son nouveau poste.
A l’inverse, que pensera un salarié qui se retrouve livré à lui-même dès le premier jour ? Il se forgera de l’entreprise une image peu valorisantes ; quant a son envie de rester et de s’y investir, elle risque fort d’être impactée.
Il est donc essentiel d’impulser une réelle dynamique d’intégration, à l’arrivée de chaque nouvelle recrue, afin d’éviter tout départ précipité. Ce sera également l’occasion de véhiculer les valeurs de votre entreprise, votre culture, et de renvoyer l’image d’une entreprise sérieuse, qui prend soin de ses salariés.

Un onboarding réussi : étape par étape

L’onboarding se prépare en amont du recrutement. Il s’agit d’un travail conjoint des responsables RH et des managers, dès que le besoin de recrutement a été formalisé. L’objectif est alors de préparer un programme d’intégration complet.

Avant l’arrivée du collaborateur

L’onboarding ne commence pas au moment où le nouveau venu met le pied dans les locaux de l’entreprise pour son premier jour. Il s’enclenche dès la signature de la promesse d’embauche.
En effet, durant toute cette période qui court de la signature jusqu’au jour J, il est essentiel que le candidat soit rassuré, et sente qu’il a fait le bon choix en intégrant votre entreprise.
Cette attention que vous lui portez, avant même son entrée en poste, se ressentira positivement sur son engagement, dès le début de sa mission.
Voici ainsi quelques « best practices » qui permettront à votre nouveau collaborateur de se sentir attendu :
Envoyer le contrat de travail avant la date d’arrivée, ce qui rassurera le nouvel entrant ;
Lui adresser un mail avec différents éléments qui lui permettront de s’imprégner de son futur environnement, et accompagné d’un petit mot de l’équipe ;
Idéalement, organiser un point informel, un déjeuner par exemple, avec des membres de son équipe, pour faire connaissance en terrain neutre et en petit comité.

Le premier jour

C’est à cela que l’on pense, de prime abord, en entendant le mot onboarding. Bien entendu, le premier jour est un moment crucial. Le nouveau venu doit se sentir mis à l’aise et attendu par l’entreprise.
Les premiers instants doivent permettre au collaborateur de découvrir son équipe, et son environnement proche :
L’organisation d’un petit-déjeuner, par exemple, semble être la meilleure façon d’accueillir le nouveau collaborateur, le jour J ;
Prévoyez un point avec l’équipe, un déjeuner, au plus tard au cours de la première semaine, afin que le collaborateur ait un échange plus informel avec ses collègues, et commence à créer des liens ;
Un rendez-vous devrait également être prévu avec les dirigeants de l’entreprise, afin de transmettre au salarié une vision plus générale de l’entreprise et de son secteur ;
Enfin, prévoyez un échange entre le nouvel entrant et son manager, pour faire un état des lieux sur les premières missions qui l’attendent.
La première impression est souvent prépondérante : soignez donc tout particulièrement ces premières heures.

La prise de poste

La prise de poste correspond à la période durant laquelle le collaborateur prend totalement connaissance de son environnement, de ses missions, de ses outils de travail. Cette phase dure 1 à 2 semaines.
Ces premières semaines doivent permettre au nouvel entrant de se former sur les outils internes, sur ses missions, et d’acquérir une vision d’ensemble de l’entreprise et de son fonctionnement.
Lorsque cela est pertinent, organisez un moment pour que le collaborateur teste le produit, ou le service, que vous vendez. Cela lui permettra de mieux le comprendre.

L’intégration dans l’entreprise

Les études montrent qu’il faut entre 3 et 4 mois pour qu’un collaborateur soit totalement intégré dans une nouvelle entreprise.
Durant ces premiers mois, qui correspondent généralement à la période d’essai, le collaborateur met en pratique ce qu’il a découvert durant les premières semaines. Il entre pleinement dans ses fonctions.
Il prend ainsi progressivement en main les outils et méthodes de travail de l’entreprise, et participe à toutes les réunions d’équipes. Pour accompagner le nouveau collaborateur dans la découverte de ses nouvelles attributions et de l’entreprise, un suivi régulier est impératif à la fois avec le manager et avec un responsable RH.
La fin de la période d’essai approche ? Il est important de confirmer oralement au collaborateur que celle-ci est validée, en faisant un point sur les premiers mois écoulés.

Un processus d’onboarding à faire évoluer régulièrement

Au fil des mois, une entreprise change. Le processus d’onboarding doit s’adapter, lui aussi. En effet, il est important que l’entreprise se pose les bonnes questions, et se remette régulièrement en question sur son onboarding. Les besoins peuvent évoluer rapidement, notamment dans le cas de startups.
Un bon moyen de faire évoluer et d’améliorer l’onboarding en continu est de demander à tous les nouveaux entrants d’envoyer un rapport d’étonnement, un feedback sur le processus, à l’issue du premier mois ou une fois la période d’essai validée.
Les feedbacks des nouveaux collaborateurs apportent un regard neuf et des commentaires pertinents, qui seront intéressants pour les RH, dans l’optique de faire encore mieux pour les recrues à venir.

Vous avez désormais entre vos mains toutes les cartes pour mettre en place un onboarding qui fera vivre une expérience mémorable à vos nouveaux collaborateurs. Si vous souhaitez être accompagné dans la construction de votre processus d’onboarding, les experts Getpro se feront cependant un plaisir de vous conseiller.


Romain Pichou - Président fondateur

Diplômé de l’ESCP en 2010 Romain commence sa carrière chez Lucca puis Content Square avant de fonder le cabinet de recrutement Getpro en juin 2015.