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Comment choisir un ATS pour son entreprise ?

Il vous arrive de recevoir de gros volumes de candidatures sur certaines offres ? Un tel afflux de CV peut être difficile à gérer. Comment traiter l’ensemble des candidatures ? Impossible de se contenter d’un simple fichier excel…
L’utilisation d’un ATS devient alors absolument indispensable pour s’y retrouver. Seulement voilà : les solutions d’ATS sont nombreuses, et il n’est pas simple de s’y retrouver. Pour vous y aider, voici tout ce que vous devez savoir pour choisir le meilleur ATS pour votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un ATS ?

Commençons par le commencement. ATS est l’acronyme d’Application Tracking System, en anglais. Autrement dit, un ATS est un outil de suivi des candidatures ; un logiciel de recrutement, en somme. Un outil qui s’avère bien utile pour les recruteurs, quelle que soit l’entreprise.
En effet, l’ATS permet de centraliser toutes les candidatures au même endroit, et de les uniformiser afin d’en simplifier la lecture et l’analyse. L’ATS vous permet également de suivre, visuellement, le parcours de chaque candidat, à chaque étape de votre processus de recrutement.
Deux grandes catégories d’ATS se distinguent : les ATS sous forme de logiciel, installés sur les serveurs, et ceux en SaaS. Au risque de ne pas nous faire que des amis, nous avons tendance, chez Getpro, à vous conseiller de privilégier les solutions SaaS. Et pour cause : celles-ci présentent l’avantage d’être accessibles à tout moment, sur n’importe quel support. Sans compter que l’éditeur s’occupe des mises à jour et des opérations de maintenance.

Pourquoi utiliser un ATS ?

Si vous recevez 10 candidatures pour un poste, vous serez certainement en mesure de lire chacun des CV. Si en revanche, vous en recevez 50 ou 100, la tâche s’annonce déjà plus ardue. Comment imaginer alors, honnêtement, que vous accorderez la même attention aux premiers CV qu’aux derniers ? C’est tout bonnement impossible.
L’utilisation d’un ATS vous fera gagner du temps dès la création de vos offres d’emploi, et leur diffusion. Surtout, l’ATS vous soulage de missions particulièrement chronophages telles que le screening des CV, la gestion des candidatures sur les différentes plateformes, et l’envoi de retours, notamment négatifs, à chacun des candidats déçus (c’est l’image de votre entreprise qui est en jeu).
Grâce à un système de filtres, l’ATS vous permettra de faire ressortir les candidats les plus pertinents pour le poste, tout en vous assurant de ne pas oublier de candidatures par inadvertance.
Ainsi, votre logiciel de recrutement vous simplifie la tâche, et vous permet de vous recentrer sur vos missions à plus forte valeur ajoutée : les entretiens ou le suivi des candidatures.
Certains ATS vont même jusqu’à proposer le monitoring de votre activité de recrutement. Une solution intéressante, à long terme, afin d’identifier les points forts de votre recrutement, mais également les axes d’amélioration.
De façon générale, avoir recours à un ATS est donc pertinent dès lors que vous avez de gros volumes de recrutement à réaliser.

De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ?

Trouver l’ATS le mieux adapté à la situation de votre entreprise suppose d’abord et avant tout de lister l’ensemble des fonctionnalités dont vous avez besoin. En effet, chaque entreprise a des besoins précis, auxquels il est crucial que l’ATS choisi réponde.

Un ATS peut ainsi proposer :

  • Le multi-posting des offres d’emploi sur les jobboards ;
  • La centralisation des candidatures au sein d’une CVthèque ;
  • Le traitement et la gestion de ces candidatures ;
  • La communication automatisée avec les candidats ;
  • L’organisation des entretiens ;
  • L’entretien d’un vivier de talents ;
  • Le partage de profils entre recruteurs.

Mais certains offrent également des fonctionnalités supplémentaires telles que l’organisation d’entretiens vidéo différés, le sourcing sur les réseaux sociaux, la passation de tests linguistiques… Prenez donc du temps, avant de choisir votre ATS, pour recenser intégralement vos besoins.

Nos conseils pour trouver l’ATS qui vous convient

Pour les grandes entreprises
Dans le cas de certaines grandes entreprises, aux besoins bien spécifiques, les principales solutions d’ATS peuvent ne pas convenir. Auquel cas, il sera préférable de se tourner vers des solutions ATS ou CRM, adaptées sur-mesure, et capables de gérer de grands volumes de données.
Si vous vous trouvez dans cette situation, vous pourrez alors vous intéresser à :

  • Avature : un ATS dont de nombreuses fonctionnalités sont customisables, et qui peut également être utilisé en tant que CRM ;
  • SAP Human Resources : le produit spécialement dédié aux ressources humaines du géant de l’ERP. Il s’agit ici davantage d’un système d’information RH, avec une partie ATS ;
  • Salesforce : le célèbre CRM, qui peut également être paramétré spécialement pour en faire un ATS.
  • En particulier, si votre entreprise utilise déjà un logiciel CRM sur-mesure, il sera pertinent de choisir cette solution, afin d’éviter le nombre d’outils en interne et permettre une prise en main plus rapide.

    Notre checklist pour choisir votre ATS

    Le principal critère pour choisir votre ATS reste, sans aucun doute, les fonctionnalités disponibles.
    Cela ne suffit pas à affiner votre sélection ? Voici cinq critères, cinq filtres, qui devraient vous permettre de mettre le doigt sur l’ATS le mieux adapté à votre entreprise :

    L’ergonomie du logiciel

    Intéressez-vous à l’expérience utilisateur. Celle-ci doit être optimale. La solution doit être intuitive, et la prise en main facile pour tous.

    Le nombre d’utilisateurs

    Combien d’accès utilisateurs sont-ils prévus ? Comment fonctionne la gestion des droits de chacun d’entre eux, selon qu’il s’agit d’un administrateur, de responsables RH, de managers…

    Le type de solution

    Comme évoqué précédemment, il peut s’agir de logiciels nécessitant une installation on premise, ou de solution Saas. Ces dernières sont plus adaptées aux usages actuels, et au travail à distance.
    Etudiez cependant le degré de personnalisation de la solution. Dans quelle mesure celle-ci peut-elle être adaptée aux besoins précis de votre entreprise.

    L’assistance et le support client

    Une fois choisi, votre ATS sera votre outil de travail quotidien. Un temps de formation n’est donc pas superflu pour permettre à tous les collaborateurs RH de s’habituer à l’outil.
    La qualité du support, de l’assistance et de l’accompagnement est donc un critère à ne pas négliger.

    Le budget

    Les gammes de prix des ATS peuvent varier de façon importante. Certains disposent d’une version gratuite, restreinte. La majorité des solutions proposent cependant des packs, à partir d’un coût mensuel par utilisateur. Les tarifs évoluent également en fonction des fonctionnalités choisies.

    Les 8 principales solutions sur le marché

    Welcome Kit (Welcome To The Jungle)

    Le Welcome Kit est un service inclus lors de l’adhésion à Welcome to the Jungle.
    Ses principaux points forts ? Son lien direct avec votre page Welcome to the Jungle, et la possibilité de publier des offres, précisément, sur les sites Welcome to the Jungle.

    Breezy

    Récompensé en 2020 pour son efficacité et sa facilité de prise en main, Breezy est une valeur sûre. La raison d’être de cet ATS : rendre l’utilisation d’un ATS aussi simple et intuitive que possible, pour vous faire gagner du temps sur la recherche de candidats.

    Sweeft

    Sweet est l’ATS développé par Getpro. Sa mission ? Faciliter le travail des chasseurs de tête et le suivi des candidats. Sweeft est directement lié aux profils LinkedIn des candidats, et vous permet d’obtenir les adresses e-mails et numéros de téléphone, afin d’augmenter les probabilités que les talents répondent.
    Les atouts de Sweeft ? Sa prise en main facile, et la possibilité de contacter les candidats directement.

    Lever

    Lever est un ATS qui a déjà su séduire de nombreuses entreprises, de toutes tailles. Il permet d’allier à la fois le sourcing, la centralisation des candidatures, et le suivi des candidats. Notons cependant que les échanges avec Lever ne peuvent se faire qu’en anglais.
    Lever est un outil facile à prendre à main, et propose de nombreuses fonctionnalités, ce qui en fait une solution très complète.

    SmartRecruiters

    L’ATS SmartRecruiters est particulièrement en vogue dans l’univers des startups, et propose de nombreux produits innovants. Un excellent outil, donc, mais pour lequel une formation initiale est nécessaire, pour appréhender les très nombreuses possibilités.
    Les équipes SmartRecruiters ont identifié 8 étapes clés d’un process de recrutement, et se sont attachées à développer une fonctionnalité dédiée à chaque étape.

    Greenhouse

    Greenhouse s’adapte à la taille de votre entreprise, avec une offre à destination des grands groupes, et une solution pour les structures plus modestes et les startups. Greenhouse est ainsi un ATS polyvalent et adaptable.
    Le détail qui fait la différence ? La possibilité d’envoyer les promesses d’embauches directement via la solution.

    Workable

    Près de 20 000 entreprises à travers le monde ont déjà opté pour Workable. Un ATS répandu, donc, qui présente une large gamme de produits : de la rédaction de l’offre d’emploi, jusqu’à la proposition d’embauche. Workable est ainsi un ATS particulièrement complet, avec d’excellentes fonctionnalités en termes de reporting.

    Trello

    Vous serez peut-être surpris de retrouver Trello dans cette sélection des 8 solutions qui nous paraissent les plus intéressantes. Vous avez sans doute raison. Toujours est-il que Trello est une excellente alternative pour de petites entreprises. Gratuit, il suffit à visualiser rapidement où se situent chacune des candidatures, et son avancée dans le process.

    Vous devriez ainsi trouver votre bonheur parmi ces 8 solutions. Si néanmoins vous souhaitez être accompagné dans votre recherche d’un ATS adapté à vos besoins, nous nous ferons un plaisir de vous renseigner.


    Romain Pichou - Président fondateur

    Diplômé de l’ESCP en 2010 Romain commence sa carrière chez Lucca puis Content Square avant de fonder le cabinet de recrutement Getpro en juin 2015.